Podręcznik planowania projektu Asus B150m A jest narzędziem przydatnym dla tych, którzy chcą zaplanować i zorganizować swój projekt. Narzędzie zawiera wszystkie informacje potrzebne do zdefiniowania celów projektu, określenia zasobów, opracowania harmonogramu i wykonania projektu. Podręcznik zawiera wszystkie ważne informacje i narzędzia, które pozwolą na zaplanowanie i zorganizowanie skutecznego projektu. Zawiera także narzędzia do monitorowania postępów w projekcie, a także wskazówki, jak uniknąć niepowodzeń. Podręcznik jest skierowany do zarówno doświadczonych, jak i początkujących użytkowników, dzięki czemu może być wykorzystywany przez wszystkich.
Ostatnia aktualizacja: Podręcznik planowania projektu Asus B150m A
21 marca 2012
Planowanie projektu według rozmaitych metodyk projektowych może być procesem bardzo złożonym. Jest realizowane za pomocą współzależnych zadań w toku kolejnych iteracji. Metodyka taka, jak PMBOK, jednak musi być dostosowana do dowolnie dużych i trudnych projektów. Natomiast większość naszych przedsięwzięć jest stosunkowo niewielka i prosta.
Przygotowałem zatem znacznie uproszczone podejście do planowania projektu w 9 następujących po sobie krokach.Krok 1Ustal cele projektu
Oceń ich wykonalność
Negocjuj ze sponsorem i otoczeniem!
Przede wszystkim musimy wiedzieć, czy nasze przedsięwzięcie ma wartość. Po co zajmować się czymś, czego korzyści będą mniejsze niż koszty i ryzyko. Po drugie musimy ustalić, czy w ogóle da to się wykonać. Moglibyśmy założyć, że w pół roku uruchomimy drugiego Googla lub dotrzemy na Księżyc. Na pewno korzyści z tego byłyby ogromne, ale samo przedsięwzięcie totalnie nierealne.
W końcu musimy zorientować się, czy jest ktoś, kto zapłaci za nasz projekt i pomoże, gdy nadejdą kłopoty. Jedną z pierwszych zasad zarządzania portfelem projektów jest identyfikacja projektów bez odpowiednio umocowanego sponsora i … kasowanie ich.
I pamiętajmy, sponsor też człowiek, nie zgadzajmy się na wszystko. Warto negocjować kompromisy, które uczynią nasz projekt mniej ryzykownym, bo np. odsuną w czasie deadline, zwiększą budżet, zmniejszą wymagania lub otrzymamy bardziej doświadczony zespół itd. Krok 2Ustal zakres i jego poziom jakościowy
Stwórz WBS
Punktem wyjścia dla planowania wszelkich elementów projektu jest ustalenie jego zakresu. Zakres projektu to wszystko to, co zostaje wytworzone w projekcie. Każdy element zakresu zwany jest produktem lub przedmiotem dostaw.
Zakres można sobie wyobrazić jako koszyk pełen zakupów zaraz po wyjściu ze sklepu. Nieważne, ile czasu zajęło szwendanie się po hali, ile kosztowały zakupy, jakie kroki trzeba było podjąć, aby je kupić. Ważne, co na końcu zostaje w koszyku. To jest nasz zakres.
WBS to po prostu numerowana lista elementów składających się na zakres. Owa lista może mieć różne poziomy szczegółowości, np. na kuchnię może składać się:
1. Meble
1. 1. Szafki wiszące
1. 2. Szafki stojące
1. Szafka duża
1. Szafka narożna
2. AGD
2. Zmywarka
2. Lodówka
2. 3. Kuchenka gazowa
Pamiętajmy, że WBS przede wszystkim służy do precyzyjnej komunikacji z uczestnikami projektu. Jest to narzędzie do KOMUNIKACJI. Skrót WBS oznacza Work Breakdown Structure, po polsku Struktura Podziału Prac. No i upewnijmy się, że zakres przedstawiony w WBS na pewno zrealizuje cele projektu. Jak nie, to “cofasz się o jedno pole” i przeplanowujesz cele lub zakres. Krok 3Przeanalizuj otoczenie
Zbuduj zespół
Narysuj strukturę organizacyjną projektu
Żaden projekt nie jest realizowany w próżni. Jest wykonywany przez kogoś, dla kogoś, ktoś za niego płaci, ktoś mu się przygląda, czyjejś wiedzy potrzebujemy, ktoś nam kibicuje, a ktoś tylko czycha, aby podstawić nogę.
Warto wiedzieć, w jakim otoczeniu robimy projekt. Otoczeni to obserwatorzy oraz wykonawcy prac projektowych. Upewnijmy się, że nasi wykonawcy mają kompetencje i czas, aby wykonać zakres (zawarty w WBS). Zdefiniujmy też, kto za co odpowiada i komu podlega na czas projektu – strukturę organizacyjną. Unikniemy w ten sposób sporów o decyzyjność. Jeżeli otoczenie jest zbyt niechętne lub brakuje nam odpowiednich ludzi, cofnijmy się do etapu zakresu lub celów i zastanówmy się, co zmienić, aby projekt był bardziej realny. Może coś da się kupić na zewnątrz lub można zatrudnić brakującego fachowca. A negatywnie nastawionemu dyrektorowi dopisać cel, który spowoduje, że projekt mu się spodoba. Krok 4Oszacuj pracochłonność i czas trwania zadań
Do każdego punktu w WBS dopisz czas trwania. Ale uwaga, warto zapytać konkretnych wykonawców, ile im zajmie zadanie, niż samemu zgadywać. I szacunki będą wiarygodniejsze i zespół poczuje się bardziej odpowiedzialny za projekt. Gdybyśmy chcieli narysować taki plan, wyszedłby nam “kaloryfer” jak na rysunku powyżej. Długość linii oznacza czas trwania zadania, np. w dniach. Krok 5Ustal kolejność zadań
Teraz musimy zastanowić się, czy między zadaniami są jakieś szczególne zależności. Zwykle są to zależności polegające na tym, że jakiegoś zadania nie możemy zacząć dopóki nie skończymy innego zadania (tzw. poprzednik). Jest to zależność typu koniec – start. Na przykład nie można rozpocząć budowy domu bez pozwolenia na budowę, nie można montować mebli bez zatwierdzenia projektu kuchni. W tym momencie utworzy nam się tzw. ścieżka krytyczna. Jest to sekwencja zadań, która trwa od startu do końca projektu, czyli wyznacza czas jego trwania. Gdybyśmy chcieli skrócić harmonogram, to tymi właśnie zadaniami powinniśmy się zająć. No i pytanie, czy nasz projekt mieści się w zadanych przez cele terminach. Czy na przykład nie zrobimy promocji wielkanocnej w maju. Jeżeli mamy tu problem, wracamy do wcześniejszych etapów planowania i próbujemy negocjować cele lub dostosowywać zakres albo zespół ludzi. Krok 6Stwórz harmonogram
Uwzględnij dostępność ludzi
Podziel na etapy
Do stworzenia harmonogramu projektu pozostaje nam tylko zapytać ludzi, kiedy mają urlop lub inne zajęcia, czyli ustalić ich dostępność oraz ewentualnie podzielić projekt na części (etapy). To nam wydłuży czas trwania projektu, ale uczyni go bardziej realnym, bo co z tego, że zaplanujemy sobie zadanie na koniec grudnia, podczas gdy są święta i nikt nie przyjdzie do pracy. Projekt dzieli się na etapy z różnych względów, m. in. dlatego, że tak szef kazał, albo dlatego, że musimy czekać na jakieś pozwolenia, zgody lub weryfikacje. Etapowanie też wydłuża projekt niestety. Znowu pojawia się pytanie, czy zdążymy na czas. Jak nie, trzeba cofnąć się do wcześniejszych etapów planowania i coś przeanalizować jeszcze raz. Krok 7Oszacuj koszty wewnętrzne i zewnętrzne
Mając czasy i wykonawców wszystkich zadań, możemy ocenić ich koszt. Wracamy do WBS z przypisanymi nazwiskami ludzi i nazwami maszyn oraz czasem ich użycia i zadanie po zadaniu wpisujemy, ile będzie nas kosztować. Tak powstaje budżet projektu. Ponieważ mamy już też daty i kolejność zadań, to wiemy również, kiedy musimy mieć przygotowane pieniążki, czyli cashflow w projekcie. W niektórych firmach czas pracy pracowników wlicza się do budżetu projektu, w innych – nie. Wydaje mi się jednakowoż, że warto przynajmniej dla własnej świadomości wiedzieć, ile osobodni zużyją nasi pracownicy, bo niekiedy okazuje się, że taniej byłoby kupić gotowy produkt zamiast odpalać wewnętrzny projekt. I co? Stać nas na ten projekt? A może trzeba pomyśleć o dodatkowym finansowaniu albo zredukować jego koszt? To jest dobry moment, aby zadać sobie te pytania. Krok 8Zidentyfikuj ryzyka
Zaplanuj przeciwdziałania lub zmodyfikuj projekt
W końcu mając niemal gotowy plan projektu, możemy zastanowić się, co może pójść nie tak. Warto przyjrzeć się z całym zespołem każdemu zadaniu i zdiagnozować główne czynniki ryzyka. Ryzyko może tkwić we wszystkim: realności celów, braku wsparcia sponsora, braku kompetencji lub czasu zespołu, nieznajomości merytoryki projektu, napiętych terminów, braku pieniędzy na projekt itd. W praktyce większość projektów się spóźnia, przekracza budżet lub nie realizuje celów, zobacz badania Standish Group. Uwaga, jeżeli jakieś zadanie okaże się bardzo ryzykowne, “cofasz się o 6 pól na planszy”. A mówiąc poważnie, wróć do odpowiedniego kroku planowania i tak przeplanuj projekt, aby to ryzyko zmniejszyć. Mówi się, że 90% problemów w projekcie zaszytych jest w nim od samego początku. Toteż etap planowania jest po to, aby je wyeliminować. Krok 9Uzyskaj zatwierdzenie planu projektu
W ostatnim kroku wracamy do naszego sponsora i pytamy, czy mu się podoba to, co zaplanowaliśmy. Jeżeli tak, to niech się podpisze na wydrukowanej karcie projektu. Jak nie chce się podpisać, to wracamy do planowania, bo karta sponsorowi musi się podobać. Moim skromnym zdaniem bez aprobaty sponsora nie warto zaczynać projektu, gdyż potknie się na pierwszej przeszkodzie. Ktoś w końcu zada nam okrutne i rozbrajające pytanie: “A po co ty z tym do mnie przyłazisz, przecież w firmie nikt tego nie chce? ”A tutaj zamieszczam małą ściągawkę, można ją wydrukować i użyć jako listy kontrolnej w swoim projekcie: 9 kroków planowania projektuPowodzenia. Powyższy schemat planowania jest oczywiście dużym uproszczeniem i został pomyślany jako ściągawka dla początkujących adeptów sztuki zarządzania projektami. Autor: Marcin Żmigrodzkiwww. octigo. pl
Wydajne planowanie projektu jest podstawowym warunkiem sukcesu przy zarządzaniu przepływami pracy. To pozwala Twojemu zespołowi zrozumieć, jakiego rodzaju decyzje mają podjąć, jakie zasoby wykorzystać i jakie cele osiągnąć. Zainteresowany strony mogą polegać na tym dokumencie, aby zdecydować, czy chcieliby wesprzeć projekt, czy nie. Z tego artykułu dowiesz się, jak utworzyć doskonały plan projektu i jakie oprogramowanie do pomocy można zainstalować w tym celu.
Plan Projektu - сo to jest?
Plan projektu to dokument, który zawiera listę zadań do wykonania i celów do osiągnięcia, aby zrealizować konkretny projekt. Ten tekst pozwala określić, czy już osiągnąłeś sukces, czy jeszcze nie. Twój plan projektu powinien również zawierać plany komunikacji oraz harmonogramy i wykresy Gantta dla najważniejszych kamieni milowych. Powinieneś wymienić wszystkie wymagane zasoby, takie jak pieniądze, freelancerzy, oprogramowanie i tak dalej. W swoim planie projektu musisz rozbić strukturę pracy — jest to szczególnie ważne, gdy kilku profesjonalistów pracuje równolegle nad różnymi zadaniami.Więc, plan projektu to tekst, który pomoże ustalić priorytety, zdefiniować, zorganizować i przypisać działania i zasoby w całym cyklu życia projektu.Znaczenie Planu Projektu Niektóre organizacje ignorują znaczenie planu projektu. Ich najlepsi menedżerowie uważają, że poświęciliby zbyt dużo czasu i sił na tworzenie takiego dokumentu — a wtedy wszyscy zbyt szybko o tym zapomną. Jest to jednak błędne podejście.Ponad 50% projektów boryka się z problemem zwanym pełzaniem zakresu. Termin ten oznacza, że pracownicy mają do wykonania znacznie więcej pracy, niż się spodziewali. Plan projektu umożliwia zespołom przewidywanie i zapobieganie nieoczekiwanym opóźnieniom lub zmianom. Ponadto menedżerowie mogą lepiej wykrywać punkty, w których pojawiają się problemy i uwzględniać te dane podczas tworzenia kolejnego planu projektu.Według statystyk tylko 55% projektów realizują swoje budżety, a połowa projektów nie dotrzymuje terminów. Dobrze przemyślany plan projektu może pomóc menedżerom w bardziej racjonalnym wykorzystaniu zasobów, a także uniknąć nadmiernych wydatków i opóźnień.Utwórz swój plan projektu online
Bitrix24 umożliwia tworzenie planu projektu, monitorowanie wydajności pracowników, dzięki KPI i narzędziom do zarządzania zadaniami.Wypróbuj już dziś
6-stopniowy przewodnik po tworzeniu planu projektu
Nie jest to jedyny możliwy schemat tworzenia planu projektu — ale jest jednym z najbardziej pomocnych i skutecznych.Zacznij od przygotowania streszczenia menedżerskiego
Streszczenie na początku tekstu powinno realizować te trzy cele:
- Sformułuj cel dokumentu
- Skoncentruj się na głównych punktach planu projektu
- Wypisz wszelkie wyniki, wnioski lub rekomendacje z projektu
- Cele projektu
- Metodologia projektu lub ramy, których planujesz się trzymać
- Ostateczne produkty i kryteria akceptacji
- Zakres kluczowych zagrożeń i sposoby ich unikania
- Podsumowanie kamieni milowych
- Omówienie harmonogramu projektu i zagrożeń związanych z zarządzaniem czasem
- Warunki dotyczące zasobów i wydatków Ta część planu projektu umożliwia zainteresowanym stronom zrozumienie istoty nadchodzącej pracy, nawet jeśli nie biorą w niej aktywnego udziału. Około 30% wszystkich projektów nie realizują pierwotnych celów. Dlatego ich menedżerowie powinni systematycznie zmieniać swoje plany, aby pozostać na dobrej drodze.Rozsądnie byłoby skomponować streszczenie menedżerskie po sfinalizowaniu planu projektu. Będziesz mógł pobrać informacje z pozostałej części dokumentu.Zdefiniuj zakres projektu
- Daty rozpoczęcia i zakończenia Twojego projektu
- Oczekiwania dotyczące wyników
- Kontaktowanie się ze specjalistą zatwierdzającego wnioski
- Profesjonaliści
- Czas
- Budżet
- Technologia
- Zasoby fizyczne Jeśli wybierzesz profesjonalistów z odpowiednimi umiejętnościami do Twojego projektu, Twój wskaźnik sukcesu powinien wzrosnąć o 30%. Jeśli brakuje Ci jakiegoś rodzaju zasobów, powinieneś dostroić oś czasu swojego projektu.
- od czego zacząć
- jaki jest nasz najbliższy krok
- jakie w ogóle zadania są do wykonania
- co dokładnie mamy wykonać w tym momencie
- ile czasu zajmie nam wykonanie całego projektu
- czy damy radę zrealizować go w założonym czasie
- jakie jeszcze działania i zasoby (których tu i teraz nie obejmujemy wyobraźnią) mogą nam w ogóle być potrzebne?
- właściwie planowanie – blisko 9, 6%
- realistyczne oczekiwania – 8, 2%
- i wreszcie – określenie mniejszych “kamieni milowych”, części projektu – 7, 7%
- a kilka miejsc niżej: jasna wizja i cele – 2. 9%
- podzielenie projektu na odpowiedniej wielkości etapy i zadania
- realistyczne oszacowanie czasu trwania poszczególnych zadań.
- Przygotowania do pracy nad projektem (np. określenie jego celu, zaplanowanie sposobu i rytmu pracy nad nim, zapewnienie sobie warunków do pracy, itd. ),
- Praca nad projektem
- Przedstawienie tej pracy (np. społeczności, Klientom, współpracownikom, wydawcy).
- Przygotowania przed rozpoczęciem pracy
- Pisanie książki
- Korekty, redakcje
- Dobór dostawcy
- Produkcja
- Promocja
- Przedsprzedaż
- Sprzedaż.
- Wypisz wszystkie zadania, czynności, które przychodzą Ci do głowy a wydają się niezbędne przy planowanym projekcie.
- Podziel projekt na etapy, w tym nie tylko:
- praca nad projektem i
- jego przedstawienie światu,
- ale przede wszystkim i najpierw przygotowanie projektu – a w tym – ważne pytania.
- Wszystkie wypisane czynności przyporządkuj odpowiednim etapom.
- Określ konkretne kroki i zadania, tak, aby w każdym momencie było wiadomo CO jest do zrobienia.
- Szczerze, realistycznie, nieżyczeniowo i z zapasem określ czas realizacji kolejnych zadań.
- Rozpisz projekt dwojako:
- jako listę kolejnych zadań do odhaczenia oraz
- graficznie kolejne etapy na linii czasu.
- Działaj!
- otrzymać codziennie konkretne lekcje, wskazówki,
- otrzymać PDFy do druku,
- zrobić krok po kroku w asyście odpowiednich materiałów,
- poznać nie tylko teorię, ale zacząć praktycznie działać,
Termin „zakres” oznacza:
Aby poprowadzić swój projekt, możesz wybrać jeden z frameworków — i powinieneś o nim wspomnieć w swoim planie projektu. Na przykład, jeśli preferujesz Waterfall czyli model Kaskadowy, musisz zaplanować wszystkie kroki z wyprzedzeniem i podzielić pełny zakres pracy na sekwencje. Jeśli bardziej pasuje Ci Agile, powinieneś podzielić pracę na sprinty i przeprowadzić kontrolę jakości na końcu każdego sprintu.Aby zwiększyć szanse powodzenia projektu, należy dążyć do zmniejszenia liczby zależności między zadaniami. Zespoły powinny mieć możliwość samodzielnej pracy, aby łatwiej było im dotrzymywać terminów. W planie projektu należy określić, ilu osób zatwierdzających jest potrzebnych, aby kontynuować pracę i uniknąć wąskich gardeł.Ponadto, menedżerowie powinni zachęcać do współpracy i wymiany wiedzy i doświadczeń pomiędzy pracownikami.Lista Dostępnych ZasobówW swoim planie projektu powinieneś opisać krótką charakterystykę następujących zasobów:
Utwórz Oś Czasu
Jeśli twój plan projektu zawiera ramy czasowe, prawdopodobieństwo sukcesu będzie o 52% większe. 43% firm przyznaje, że prawie nigdy nie dotrzymuje terminów realizacji udanych projektów. W ⅘ projektach brakuje nawet podstawowych harmonogramów. Dlatego tak ważne jest dodanie osi czasu do planu projektu.Projekt osi czasu może się różnić w zależności od preferowanych ram. Warto określić nie tylko kamienie milowe nadchodzącej pracy, ale także maksymalną liczbę zadań, które mogą mieć status Praca w toku. Liczba powinna zależeć od liczby osób w Twoim zespole i ich umiejętności.Bądź przygotowany na kontrolowanie zmian
Bez względu na to, jak dokładnie sporządzisz plan projektu, napotkasz wiele nieoczekiwanych okoliczności i będziesz musiał dostosować się do zmian. To może stać się jednym z głównych wyzwań dla efektywnego zarządzania. W planie projektu powinieneś nakreślić algorytmy, których Twój zespół powinien się trzymać, gdy nastąpią zmiany. Twoi pracownicy powinni wiedzieć, do kogo powinni się zwrócić podczas zmian.Najlepsze Oprogramowanie do Planowania Projektu Aby w pełni wykorzystać planowanie projektu, powinieneś zainstalować potężne oprogramowanie, takie jak Bitrix24. Bitrix24 to wszechstronny system, który umożliwia tworzenie planu projektu, ustalanie wskaźników KPI, rozdzielanie zadań wśród pracowników i monitorowanie ich wydajności. Możesz tworzyć nieograniczoną liczbę zadań dla osób indywidualnych i grup roboczych. Dalej, możesz dodawać podzadania i listy kontrolne do każdego zadania, aby członkowie zespołu mogli je wykonać szybciej i łatwiej. Poza tym możesz tworzyć zależności zadań. W przypadku powtarzających się zadań możesz tworzyć szablony, które zautomatyzują Twoje przepływy pracy.Bitrix24 oferuje wykresy Gantta i tablicę Kanban, których możesz potrzebować w swoim planie projektu. Dzięki temu możesz zobaczyć, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i ocenić postępy w każdej fazie projektu. System może generować raporty dla menedżerów, aby pomóc im w analizie wydajności personelu. Możesz skorzystać z gotowych szablonów raportów lub dostosować je do swoich potrzeb.Aby mieć pewność, że Twój zespół zawsze dotrzymuje terminów, możesz polegać na narzędziach Bitrix24 do planowania i zarządzania czasem. Oprogramowanie Bitrix24 oferuje również narzędzia do zarządzania zadaniami, konfigurowalne ustawienia dnia roboczego oraz śledzenie czasu. Możesz tworzyć kalendarze online dla grup roboczych i pracowników, korzystać z terminarza dziennego oraz zarządzać workflowami.W pełni funkcjonalny CRM pozwala na dostarczanie szacunków projektowych i wystawianie rachunków klientom po zakończeniu projektu. CRM Bittrix24 może przechowywać nieograniczoną liczbę rekordów, a jego elementy można dostosowywać. Możesz akceptować płatności online bezpośrednio z Twojego Bitrix24.Mapy myśli przydają się w wielu projektach. Za pomocą Bitrix24 możesz stworzyć mapę myśli od podstaw lub wybrać jeden z gotowych szablonów. Będziesz mógł wybierać spośród różnych schematów wizualnych, a także tworzyć własne. Oprócz wszystkich standardowych funkcji mapy myśli, będziesz mógł korzystać z zaawansowanych – na przykład możesz przypisywać użytkowników, tworzyć zadania i zdarzenia. I oczywiście Bitrix24 pozwoli Ci importować i eksportować mapy myśli.Podczas pracy nad projektem członkowie Twojego zespołu muszą wymieniać wiele dokumentów. Bitrix24 oferuje doskonałą infrastrukturę do dokumentów online i udostępniania plików. Możesz tworzyć dedykowane dyski dla pracowników, działów i całej organizacji. Możesz dostosować prawa dostępu dla różnych typów użytkowników, ograniczyć udostępnianie za pomocą haseł i włączyć synchronizację plików na różnych urządzeniach.Jeśli chodzi o udostępnianie wiedzy społecznościowej, możesz użyć Bitrix24 do ogłaszania ważnych informacji w całej firmie, udostępniania ogólnych i kontaktowych informacji o firmie oraz rozpowszechniania wiadomości o firmie. To oprogramowanie obsługuje udostępnianie zdjęć i wideo, połączenia audio i wideo oraz prowadzenie wideokonferencji online. Możesz tworzyć czaty prywatne i publiczne z możliwością wyszukiwania, a także konfigurowalne katalogi i profile pracowników.Zawsze, gdy musisz porozmawiać z klientami, partnerami, freelancerami lub innymi użytkownikami zewnętrznymi, możesz stworzyć bezpieczną przestrzeń do współpracy z Bitrix24 Extranet. W razie potrzeby możesz zintegrować to oprogramowanie z Zapier, Jira, Asana i innymi rozwiązaniami innych firm.Bitrix24 jest dostępny w chmurze oraz w wersji On-premise. Dodatkowo posiada aplikację mobilną dla urządzeń mobilnych z systemem Android i iOS. Darmowy plan pozwala wypróbować podstawową funkcjonalność bez żadnych kosztów dla nieograniczonej liczby użytkowników. Główna wada darmowego planu polega na tym, że oferuje tylko 5 GB pamięci online. Jeśli chcesz więcej, powinieneś przejść na jeden z trzech planów komercyjnych (najtańszy kosztuje 199 zł/mies).WnioskiMamy nadzieję, że znalazłeś ten artykuł pouczający i teraz lepiej rozumiesz specyfikę i znaczenie planu projektu. Powinieneś skomponować ten dokument przed uruchomieniem projektu. Powinien on zawierać streszczenie menedżerskie, zakres i strukturę projektu, listę dostępnych zasobów, oś czasu oraz informacje o kontrolowaniu zmian. Wybierając najlepsze oprogramowanie do planowania projektów, warto rozważyć Bitrix24. Ponad 10 milionów firm z całego świata polega na tym oprogramowaniu w celu utworzenia planu projektu. Możesz wypróbować podstawowy zestaw funkcji Bitrix24 za darmo, a potem przejść na jeden z zaawansowanych planów komercyjnych.Czy masz na swoim koncie choćby jeden projekt, który mimo starań nie doczekał się skutecznej realizacji?
Co tak naprawdę, u źródła, przyczyniło się do klęski?
Brak motywacji, determinacji?
To tylko między-skutek, nieunikniona konsekwencja.
Przyczyn porażki można upatrywać w pominięciu lub niewyczerpującym podejściu do czynności, jaką jest planowanie projektu.
Otóż:
Wiele projektów przepada tylko dlatego, że nie zostały podzielone na przyjazne, wyobrażalne części, a tym częściom nie wyznaczono terminu realizacji.
Jedne przepadają na zawsze, bo wydają się za duże, zbyt skomplikowane i zupełnie rezygnujemy z ich realizacji.
Inne giną “na raty” – to znaczy – odkładamy ich realizację, bo wielka całość nas przytłacza, bo w zasadzie nie wiadomo “od czego zacząć”?
I nie mówię tu o projektach, których realizacja po dłuższym przemyśleniu okazała się bezsensowna.
Mówię o projektach ważnych, potrzebnych, wyczekanych.
Mało tego!
Takich, które może rzeczywiście proste nie są, ale wydają się kolejnym, naturalnym krokiem dla naszego biznesu,
czy wręcz kamieniem milowym dla naszego rozwoju.
Dlaczego tak się dzieje?
Ogromne zadania paraliżują swoją nieokreślonością.
Tym, że nie wiemy:
Jak mówi Darek Puzyrkiewicz: myślenie jest największą przeszkodą w działaniu.
Jeśli każdego dnia siadamy do pracy i zaczynamy od nerwowego zastanawiania się, co w zasadzie dzisiaj robić (np. za co z danego projektu się zabrać) to po pierwsze: systematycznie tracimy mnóstwo czasu, po drugie: funkcjonujemy w ciągłym chaosie myśli, zadań, wyzwań.
Po co “projektować” projekt?
Ze sporządzonego przez Standish Group raportu zatytułowanego “CHAOS”, a opisującego przyczyny sukcesów i porażek projektów z branży IT wynika, że jasne sformułowanie wymagań mieści się w pierwszej trójce najważniejszych czynników decydujących o realizacji projektu.
To aż 13% wszystkich czynników decydujących o sukcesie.
Dalej, kolejno mamy:
To wszystko planowanie projektu.
Te wyżej wymienione czynniki to łącznie ponad 40% sukcesu!
Dodam, że dwa inne czynniki: kompetencja załogi oraz jej zaangażowanie i skupienie – łącznie w raporcie osiągnęły niecałe… 10%!
Badania te dotyczyły projektów IT, realizowanych w większych organizacjach.
I to nie są dokładnie te same realia, co w mniejszych, bądź jednoosobowych biznesach (weźmy choćby stopień zaangażowania we własnej firmie czy biznesie z pasji). Ale jednak proporcje uzmysławiają konkretne fakty.
OK, już wiem, że to ważne, ale co dalej?
Kluczowe są dwa elementy:
Nie rób tych dwóch punktów (formułowania zadań i ustawiania ich od razu w kolejce) jednocześnie.
Najpierw sporządź listę zadań, potem ułożysz je w linii czasu.
Jak podzielić projekt na zadania?
Najpierw sporządzimy listę potrzeb, pomysłów, działań. Listę na tym etapie warto sporządzić w postaci mapy, chmury zagadnień.
W centralnym miejscu kartki wpisz nazwę projektu, nad którym pracujesz.
To ważne, bo już konkretne jego nazwanie, opisanie w kilku słowach jest sprawdzianem tego, jak ścisły jest Twój cel.
Wokół niego wypisz wszystkie zadania, konieczne czynności, jakie przychodzą Ci do głowy w związku z projektem.
Np. “znaleźć fotografa do sesji”, “napisać teksty promocyjne”, “stworzyć landing page wydarzenia”.
Nie staraj się ich teraz kategoryzować, łączyć, ustawiać w czasie.
Na razie tylko wypisuj.
Po pierwsze – aby niczego nie przeoczyć, po drugie – żeby na kartkę wyrzucić chaos myśli z głowy.
Jeżeli bardzo chcesz – możesz to zrobić już liniowo, czyli “po kolei”.
Jednak w takim wypadku – pomiędzy zagadnieniami zachowuj sporo wolnego miejsca.
Gdy zaczniesz przyglądać się wypisanym czynnościom, zaczniesz dostrzegać powiązania i różnice między nimi.
Zauważysz, że konkretne czynności przynależą do różnych etapów.
Nazwij etapy
Wypisz po kolei wszystkie etapy pracy nad projektem.
Takie, najogólniej możliwe do wyodrębnienia fazy to:
Gdyby była to książka w systemie self-publishing, etapy wyglądałyby tak:
Teraz poszczególnym etapom przyporządkuj wypisane wcześniej czynności.
Powinno się już zacząć układać je liniowo – zdecydować, jaka będzie kolejność konkretnych działań.
Oprócz wcześniej wypisanych zadań mogą się teraz pojawiać jeszcze nowe, wynikające z pogłębiania stopnia precyzji.
Jak nie przesadzić? Nie wyznaczyć zadania zbyt małego lub dużego?
Jak określić pojedynczy krok?
Krok w kontekście projektu opisany/nazwany jest właściwie wtedy, gdy osoba do niego przypisana dokładnie wie, co ma teraz zrobić.
Widzi ten jeden krok przed sobą.
Wie, kiedy ten krok się rozpoczyna i kiedy praca nad nim się kończy.
Nancy Mingus w swojej książce “Zarządzanie projektami” formułuje to tak: “Jeśli pracownik nie potrafi powiedzieć, kiedy zaczął zadanie lub nie potrafi śledzić czasu jego wykonania, może to oznaczać, że zadanie jest wciąż zbyt obszerne lub przeciwnie, zostało za bardzo podzielone. ”
Jedno zadanie nie może mieć dwóch wykonawców – jeżeli jakąś czynność chcesz podzielić, i jej jedną część zlecić, a drugą – wykonać samodzielnie, to zapisz ją jako dwa osobne kroki.
Jak szacować czas potrzebny do poszczególnych zadań?
Z tego samego raportu, który cytowałam już wyżej wynika, że, w projektach IT, które się nie powiodły – doszło średnio do ponaddwukrotnego przekroczenia szacunków czasowych.
I myślę, że to nie jest jedynie zmartwienie dużych organizacji.
To frustracja również jednoosobowych, własnych przedsięwzięć.
Kiedy ktoś mnie pyta, jak realnie określać czas potrzebny do wykonania zadania, nie daję gotowej, sztywnej odpowiedzi.
Namawiam do obserwowania siebie i nawet do notowania tego, jak dużo czasu zabierają nam konkretne zadania. Do tego, co już wiemy z notatek – zawsze zalecam na przyszłość dodanie zapasu – na spadek formy czy komplikacje.
Natomiast, jeśli zabieramy się za coś po raz pierwszy, działamy na narzędziu, którego nie znamy, będziemy na jakimś etapie zależni od podwykonawcy – namawiam do jeszcze większych, czasem – podwójnych zapasów.
Jeżeli uda Ci się skończyć wcześniej – zawsze możesz szczytnie zagospodarować pozostały czas.
Jeżeli natomiast harmonogram będzie nierealny i napięty jak struna – prędzej czy później dojdzie do pęknięcia, a opóźnienia będą psuć samopoczucie, i kłaść się cieniem na kolejne, przylegające elementy układanki.
Korporacyjne opóźnienia związane są m. in. z bezwładnością zespołów. Ale w nietrafionych szacunkach tkwi również czynnik zupełnie ludzki, taki jak rozkojarzenie, interakcje itp. I ten “ludzki” czynnik grozi tak samo własnemu małemu projektowi jak i wielkiemu przedsięwzięciu.
Dlatego należy przyglądać się swojej pracy, i w zależności od stopnia znajomości tematu – do przewidywanego czasu dodać od 20% do nawet 100% zapasu.
Odwracanie harmonogramu
Na nic empatyczne przeliczanie i zapasy, jeśli mamy wyznaczony – bądź sami sobie wyznaczamy – deadline.
Jeśli termin oceniasz jako realny i podejmujesz się zadania, albo – jeśli chcesz właśnie ocenić szanse powodzenia – etapy obliczaj “od tyłu”, czyli od dnia “zero”.
Sprawdź, czy po ustawieniu etapów w odpowiedniej kolejności i przypisaniu im, choćby ambitnego, ale realnego czasu trwania – docierasz do dzisiejszej daty.
Rozpisz projekt
Wszystkie obliczenia, terminy kończenia jednych i rozpoczynania kolejnych zadań muszą zostać zapisane.
Zarówno w postaci zadań do odhaczenia, jak i wydarzeń na osi czasu.
Chodzi nie tylko o utrwalenie ustaleń, ale o to, aby zawsze móc sprawdzić, w jakim miejscu jesteś ze swoim projektem w tym konkretnym momencie.
To rozpisanie, zaplanowanie projektu możesz rozpracować w godzinę.
Na spokojnie, w skupieniu, w jeden wieczór.
Na jakich narzędziach ja to robię?
Koncepcje projektu, jego elementy, czynności rozpisuję na Starterach – mapach myśli, które mam w Plannerze >>. Starter zawiera miejsce na mapę myśli, a od razu, pod spodem – cztery kolumny z checklistami.
To już tam mogę wstępnie posegregować rozpisane zadania.
Natomiast projekt z zadaniami, etapami i czasem ich trwania rozrysowuję na specjalnie do tego zaprojektowanym arkuszu “Mój Projekt”. Znajdziesz go też w
Podsumowując – planowanie projektu krok po kroku
Co dalej?
Wiesz już, jak przeprowadzić planowanie projektu.
Jeśli wszystko starannie rozpiszesz, szczerze przed sobą i z zapasami zaplanujesz – zwiększysz szanse zrealizowania swojego projektu o kilkadziesiąt procent.
Już wykonując te kroki, o których napisałam – wyprzedzasz tych, którzy tych kroków nie podejmą, albo nie rozpracują ich równie starannie i uważnie.
Działaj zatem, zasuwaj i dawaj koniecznie znać, jak Ci idzie!
Jeśli jednak chcesz ten proces przejść z codziennym wsparciem,
to zapisz się na newsletter, żeby dostać sygnał o premierze takiego materiału:
Pozdrawiam Cię,
i pamiętaj, że trzymam kciuki za Twoje Plany!!!
